Familienplan
Die Dokumentenmappe der Familie: 14 Dokumente, die vor der Krise fertig sein müssen
Liegst du morgen im Krankenhaus, kommt deine Familie nicht automatisch an dein Konto. Sie kommt an das, wofür du heute Papiere hast.
Kurz gesagt
- Verheiratet zu sein reicht nicht. Seit 2023 darf dein Ehepartner im Notfall nur in Fragen deiner Gesundheit für dich handeln, höchstens sechs Monate. Für Konto, Verträge und Behörden braucht er eine Vorsorgevollmacht. [Q8] [Q9]
- Fehlt die Vollmacht, bestellt das Betreuungsgericht einen Betreuer. [Q4] Das Formular des Bundesjustizministeriums kostet nichts, der Eintrag im Zentralen Vorsorgeregister online 24 €. [Q6] [Q10]
- Die Mappe hilft nur, wenn deine Familie weiß, wo sie liegt. Das BBK rät: ein fester Ort, griffbereit, feuerfest oder wasserdicht, dazu Kopien an einer zweiten Stelle. [Q1] [Q2]
Dienstagabend, kurz nach zehn, Notaufnahme. Dein Ehepartner sitzt auf dem Flur, in der Hand deine Jacke und dein Handy. Der Arzt darf mit ihm sprechen. Die Bank am nächsten Morgen nicht. Am Ersten geht die Miete ab, die Rate fürs Auto auch, und an dein Konto kommt er ohne Papier nicht heran. Genau dafür ist diese Mappe da.
Die 14 Dokumente auf einen Blick
| Dokument | Wo bekommst du es | Kosten |
|---|---|---|
| 1 · Personalausweis (Kopie) | Bürgeramt | 46 €, unter 24 Jahren 27,60 € |
| 2 · Reisepass (Kopie) | Bürgeramt | 70 €, unter 24 Jahren 37,50 € |
| 3 · Familienurkunden | Standesamt | je nach Standesamt |
| 4 · Zeugnisse und Berufsabschlüsse | eigene Unterlagen, Schule, Kammer | — |
| 5 · Vorsorgevollmacht | Formular des Bundesjustizministeriums | 0 € |
| 6 · Betreuungsverfügung | Formular des Bundesjustizministeriums | 0 € |
| 7 · Patientenverfügung | Textbausteine des Bundesjustizministeriums | 0 € |
| 5–7 · Eintrag ins Zentrale Vorsorgeregister | vorsorgeregister.de | 24 € online, 27 € per Post |
| 8 · Testament | selbst geschrieben oder beim Notar | 0 € handschriftlich |
| 9 · Vormund für die Kinder | im Testament | 0 € |
| 10 · Liste aller Konten und Depots | selbst erstellen | 0 € |
| 11 · Liste aller Versicherungen | selbst erstellen | 0 € |
| 12 · Steuer-ID und letzter Steuerbescheid | Bescheid, Lohnsteuerbescheinigung, BZSt | 0 € |
| 13 · Versicherungsverlauf der Rente | Deutsche Rentenversicherung | 0 € |
| 14 · Impfpass, Gesundheitskarte, Medikamentenliste | eigene Unterlagen, Praxis | 0 € |
Gebühren für Ausweis und Pass: [Q16] [Q17] Formulare und Register: [Q6] [Q10] Stellen und Kosten gelten für Deutschland. In Österreich und der Schweiz stellen eigene Ämter aus, zu eigenen Gebühren.
Wer seid ihr? Ausweise und Urkunden
- Personalausweis. Das Original trägst du bei dir, in die Mappe kommt eine Kopie. Der Ausweis gilt zehn Jahre, wer ihn vor dem 24. Geburtstag beantragt, sechs Jahre. Verlängern lässt er sich nicht. [Q16]
- Reisepass. Kopie in die Mappe, und schau heute auf das Ablaufdatum. Pässe werden zentral in Berlin hergestellt, zwischen Antrag und Abholung liegen mehrere Wochen. Ein neuer Pass kostet 70 €, unter 24 Jahren 37,50 €, das Expressverfahren 32 € zusätzlich. [Q17] [Q18] Einen neuen Kinderreisepass gibt es seit 1. Januar 2024 nicht mehr. Ausgestellte gelten bis zum aufgedruckten Datum, verlängern kannst du sie nicht, und manche Länder wie die USA erkennen sie nicht an. [Q18]
- Familienurkunden. Geburtsurkunden aller in der Familie, Heiratsurkunde, Familienstammbuch, im Original. [Q1] Für Behörden in einem anderen EU-Land bekommst du beim Standesamt ein mehrsprachiges Formular dazu, dann ist keine Übersetzung nötig. [Q19] Außerhalb der EU verlangen Behörden meist eine Apostille. Wer sie ausstellt, hängt vom Bundesland und von der Stelle ab, die die Urkunde ausgestellt hat. [Q20]
- Zeugnisse und Berufsabschlüsse. Plan B heißt auch: Du kannst woanders arbeiten und Geld verdienen. Dafür brauchst du Schulabschluss, Berufsabschluss und Arbeitszeugnisse griffbereit, für Stellen außerhalb der EU oft mit Apostille. [Q20]
Wer entscheidet, wenn du es nicht kannst?
- Vorsorgevollmacht. Das wichtigste Papier der Mappe. Kannst du deine Angelegenheiten nicht mehr selbst regeln, bestellt das Betreuungsgericht einen Betreuer. Nötig ist das nicht, wenn du einen Bevollmächtigten benannt hast. [Q4] Das Bundesjustizministerium empfiehlt die Schriftform; Pflicht ist sie nicht, und nur in bestimmten Fällen braucht die Vollmacht eine Beglaubigung oder einen Notar. [Q5] Das Formular gibt es kostenlos als PDF. [Q6]
- Betreuungsverfügung. Falls doch ein Betreuer nötig wird, legst du damit fest, wer es sein soll. [Q5] [Q6]
- Patientenverfügung. Hier legst du schriftlich fest, welche Behandlung du willst und welche nicht, für den Fall, dass du es selbst nicht mehr sagen kannst. Widerrufen kannst du sie jederzeit, auch formlos. Für den Text stellt das Bundesjustizministerium Textbausteine bereit. [Q7]
Das gilt für Ehepaare: Seit 1. Januar 2023 darf ein Ehepartner den anderen im Notfall vertreten, aber nur in Fragen der Gesundheit. Ärzte dürfen ihm dann Auskunft geben. Das Recht endet nach sechs Monaten. Es gilt nicht, wenn ihr getrennt lebt oder eine Vollmacht für diese Fragen jemand anderen nennt. [Q8] [Q9] Für Konto, Mietvertrag und Post gilt es nicht. Dafür bleibt nur die Vorsorgevollmacht.
Ins Register damit: Vollmacht, Betreuungsverfügung und Patientenverfügung trägst du ins Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer ein. Betreuungsgerichte und behandelnde Ärzte fragen dort nach. Der Eintrag kostet einmalig 24 € online oder 27 € per Post, jede weitere Vertrauensperson 3,50 € online. Eine Jahresgebühr gibt es nicht. [Q10]
- Testament. Gültig ist ein Testament, das du von Hand schreibst und unterschreibst, mit Ort und Datum. [Q11] Ehepaare können ein gemeinsames Testament machen: Einer schreibt es, beide unterschreiben. [Q12] Ohne Testament erbt dein Ehepartner neben euren Kindern ein Viertel, dazu können Ansprüche aus dem Güterstand kommen. [Q13] Ein Testament, das in deiner Schublade liegt, steht in keinem Register. Gibst du es beim Amtsgericht in Verwahrung, wird es im Zentralen Testamentsregister vermerkt und im Erbfall gefunden. [Q14]
- Vormund für die Kinder. Eltern können im Testament bestimmen, wer Vormund ihrer Kinder werden soll, und auch, wer es nicht werden darf. [Q15] Schreib es hinein. Sonst entscheidet das Gericht, ohne zu wissen, was du gewollt hättest.
Woran kommt deine Familie bei Geld und Ämtern?
- Liste aller Konten und Depots. Jede Bank, jede IBAN, jedes Depot, jede Kreditkarte, jeder Ansprechpartner mit Telefonnummer. Ein Auslandskonto gehört genauso auf die Liste. PIN und Passwörter gehören nicht auf diese Liste.
- Liste aller Versicherungen. Kranken-, Lebens-, Haftpflicht-, Hausrat-, Kfz-Versicherung: Gesellschaft, Nummer, Telefon. Wer im Notfall nicht weiß, dass es eine Police gibt, kann sie nicht nutzen.
- Steuer-ID und letzter Steuerbescheid. Die Steuer-ID hat elf Stellen und ändert sich nie, auch nicht nach Umzug oder Heirat. Sie steht auf deinem Steuerbescheid und auf der Lohnsteuerbescheinigung. Neu anfordern geht beim BZSt, aber nur per Post an deine Meldeadresse, und das kann bis zu vier Wochen dauern. [Q23]
- Versicherungsverlauf der Rente. Über die Online-Dienste der Deutschen Rentenversicherung forderst du ihn mit deiner Versicherungsnummer an, er kommt per Post. [Q22]
Gesundheit: Was im Notgepäck mitgeht
- Impfpass, Gesundheitskarte, Medikamentenliste. Die Dokumentenmappe steht auf der Packliste des BBK für das Notgepäck. Ausweis, Impfpass und Gesundheitskarte nimmst du im Ernstfall zusätzlich mit. [Q3] Schreib eine Liste deiner Medikamente mit Dosis dazu. Seit 15. Januar 2025 gibt es die elektronische Patientenakte „ePA für alle“. Sie ist freiwillig, widersprechen kannst du jederzeit. [Q21]
Wo die Mappe liegt
Eine Mappe, die nur du findest, ist keine Mappe. Das BBK rät, alle wichtigen Dokumente an einem Ort griffbereit aufzubewahren, und alle in der Familie sollen wissen, wo er ist. [Q1] Am besten in einem feuerfesten oder wasserdichten Behälter. Ob ein Original oder eine beglaubigte Kopie nötig ist, fragst du bei der Stelle nach, die das Dokument ausgestellt hat. [Q2] Kopien gehören an eine zweite Stelle: zu Verwandten, Freunden, zum Notar oder ins Bankschließfach. [Q3]
Dazu eine digitale Kopie. Das BSI rät, Sicherungen an mehreren Orten aufzubewahren, eine Cloud nur verschlüsselt zu nutzen, den Datenträger nach der Sicherung vom Gerät zu trennen und die Sicherung mit einem Passwort zu schützen. [Q24]
In der Beratung frage ich früh: Wer kommt an dein Konto, wenn du drei Wochen im Krankenhaus liegst? Die Antwort ist fast immer ein Name. Und fast nie ein Papier.
Vorbereitet zu sein ist keine Paranoia. Es ist Respekt vor deiner Familie.
Die Formulare kosten nichts, der Eintrag ins Register 24 €. Ohne diese Papiere verliert deine Familie Wochen mit Gerichten und Banken, in einer Zeit, in der sie bei dir sein sollte.
Merkzettel
Erster Schritt heute
Lade heute das Formular „Vorsorgevollmacht“ des Bundesjustizministeriums herunter. Lebt ihr zu zweit, füllt jeder seins aus und bevollmächtigt den anderen, dazu eine zweite Person, der ihr vertraut. Unterschreiben, Ort und Datum, in die Mappe. Sag deiner Familie, wo sie liegt. Den Eintrag ins Zentrale Vorsorgeregister machst du online für 24 €.
Die Dokumentenmappe der Familie: 14 Dokumente, die vor der Krise fertig sein müssen · alexhausmann.com/ratgeber/familienplan/dokumentenmappe-der-familie
Häufige Fragen
Wir sind verheiratet. Brauchen wir trotzdem eine Vorsorgevollmacht?
Ja. Das Notvertretungsrecht für Ehepartner gilt nur für Fragen der Gesundheit und höchstens sechs Monate. Für Konto, Verträge und Behörden brauchst du eine Vorsorgevollmacht. [Q8] [Q9]
Muss die Vorsorgevollmacht zum Notar?
Nicht grundsätzlich. Das Bundesjustizministerium empfiehlt die Schriftform und nennt eine Beglaubigung oder Beurkundung nur für bestimmte Fälle. Hast du Immobilien oder eine Firma, klär das mit einem Notar. [Q5]
Original oder Kopie in die Mappe?
Ausweis und Pass trägst du im Original bei dir, in die Mappe kommen Kopien. Urkunden, Vollmacht und Testament gehören im Original oder als beglaubigte Kopie hinein. Was im Einzelfall nötig ist, erfährst du bei der Stelle, die das Dokument ausgestellt hat. [Q1] [Q2]
Wie stelle ich sicher, dass mein Testament gefunden wird?
Gib es beim Amtsgericht in amtliche Verwahrung. Dann steht es im Zentralen Testamentsregister. Ein Testament, das du privat aufbewahrst, kann dort nicht registriert werden. [Q14]
Unser Kind hat noch einen Kinderreisepass. Reicht der?
Er gilt bis zum aufgedruckten Datum, verlängern lässt er sich nicht, und manche Länder wie die USA erkennen ihn nicht an. Neue Kinderreisepässe gibt es seit 1. Januar 2024 nicht mehr. Ein Reisepass unter 24 Jahren kostet 37,50 € und gilt sechs Jahre. [Q17] [Q18]
Kostenfreies Gespräch
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Gespräch anfragen
Quellen · geprüft am 2. November 2026
- [Q1]BBK, „Dokumente sichern“ — bbk.bund.de
- [Q2]BBK, Ratgeber „Vorsorgen für Krisen und Katastrophen“, 2. Auflage, Stand 11/2025, Abschnitt „Dokumente sicher aufbewahren“ — bbk.bund.de
- [Q3]BBK, „Notgepäck“ — bbk.bund.de
- [Q4]§ 1814 BGB (Voraussetzungen der Betreuung), Abs. 1 und 3 — gesetze-im-internet.de
- [Q5]BMJV, „Vorsorgevollmacht“ und Betreuungsverfügung — bmjv.de
- [Q6]BMJV, Formulare Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung (PDF) — bmjv.de · bmjv.de
- [Q7]§ 1827 BGB (Patientenverfügung); BMJV, Patientenverfügung und Textbausteine — gesetze-im-internet.de · bmjv.de
- [Q8]§ 1358 BGB (Gegenseitige Vertretung von Ehegatten in Angelegenheiten der Gesundheitssorge), Abs. 1 und 3 — gesetze-im-internet.de
- [Q9]BMJV, „Ehegattennotvertretung“ — bmjv.de
- [Q10]Bundesnotarkammer, Zentrales Vorsorgeregister: Aufgabe und Kosten — vorsorgeregister.de · vorsorgeregister.de
- [Q11]§ 2247 BGB (Eigenhändiges Testament) — gesetze-im-internet.de
- [Q12]§§ 2265, 2267 BGB (Gemeinschaftliches Testament) — gesetze-im-internet.de · gesetze-im-internet.de
- [Q13]§ 1931 BGB (Gesetzliches Erbrecht des Ehegatten) — gesetze-im-internet.de
- [Q14]Bundesnotarkammer, Zentrales Testamentsregister — testamentsregister.de
- [Q15]§ 1782 BGB (Benennung und Ausschluss als Vormund durch die Eltern) — gesetze-im-internet.de
- [Q16]§ 6 Personalausweisgesetz (Gültigkeit); § 1 Personalausweisgebührenverordnung — gesetze-im-internet.de · gesetze-im-internet.de
- [Q17]§ 5 Passgesetz (Gültigkeit); § 27 Passverordnung (Gebühren) — gesetze-im-internet.de · gesetze-im-internet.de
- [Q18]Auswärtiges Amt, „Reisepässe und Personalausweise“ — auswaertiges-amt.de
- [Q19]Bundesamt für Justiz, Anerkennung öffentlicher Urkunden in der EU (Verordnung (EU) 2016/1191), mehrsprachige Formulare — bundesjustizamt.de · bundesjustizamt.de
- [Q20]Auswärtiges Amt, „Internationaler Urkundenverkehr“ (Apostille) — auswaertiges-amt.de
- [Q21]Bundesgesundheitsministerium, „ePA für alle“ — bundesgesundheitsministerium.de
- [Q22]Deutsche Rentenversicherung, Online-Dienste: Versicherungsunterlagen anfordern — eservice-drv.de
- [Q23]BZSt, Steuerliche Identifikationsnummer und erneute Mitteilung — bzst.de · bzst.de
- [Q24]BSI, „Back-up: doppelt gesichert hält besser“ — bsi.bund.de
- [Q25]oesterreich.gv.at, „Gesetzliche Erwachsenenvertretung“ — oesterreich.gv.at
- [Q26]oesterreich.gv.at, „Vorsorgevollmacht“ — oesterreich.gv.at
- [Q27]Schweizerisches Zivilgesetzbuch, Art. 360–361 (Vorsorgeauftrag) und Art. 374 (Vertretung durch den Ehegatten) — fedlex.data.admin.ch
- [Q28]Your Europe, Erbschaften im EU-Ausland, anwendbares Recht — europa.eu
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